مقدمه
افزایش روز افزون میزان انتشارات که با عنوان انفجار اطلاعات بیان می گردد، کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را با حجم زیادی از منابع علمی اعم از چاپی و الکترونیکی مواجه نموده است.در طی سالهای ۱۶۶۰ تا ۱۹۶۰ تعداد متون علمی هر ۱۵ سال دو برابر شده است و پس از این دهه تا زمان حاضر رشد منابع به گونه ای است که برآورد می شود اطلاعات تولید شده در آینده افزایش بسیار چشمگیرتری نسبت به دهه های قبل داشته باشد.
در این راستا کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی جهت روزآمد نگه داشتن و افزایش منابع، ناگزیر هستند که منابع قدیمی و بی استفاده را از مجموعه خارج و اینجاست که ضرورت انجام فرایند وجین مطرح می گردد.
از آنجایی که خروج کتاب از مجموعه کتابخانه باید طبق ضوابط و دستورالعمل های مدون صورت پذیرد، لازم است آیین نامه جامع و کامل با هدف یکسان سازی عملیات وجین منابع و مواد کتابخانه، تهیه و در اختیار کتابداران قرار گیرد. در ادامه دستورالعمل وجین منابع در کتابخانه تشریح می گردد:
1-اهداف وجین منابع کتابخانه
۱-۱ ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع کتابخانه (با توجه به افزایش روز افزون انتشارات)؛
۲-۱ تسهیل دسترسی به منابع علمی جدید مورد نیاز کاربران؛
۳-۱روز آمد نگه داشتن منابع کتابخانه که خود باعث پویایی منابع و رضایت کاربران می گردد؛
۴-۱ بررسی و بازنگری مجموعه کتابخانه و رفع مغایرت ها؛
۲-معیارها و ضوابط وجین منابع
۱-۲کتابهای مستعمل و فرسوده، کتابهایی که ارزش علمی ندارند؛
۲-۲نسخه تکراری از یک منبع که مازاد بر نیاز و باعث اشغال فضا شده اند؛
۳-۲خارج نمودن منابع کم طرفدار از مجموعه، تشخیص این منابع بر اساس دریافت گزارش میزان کارکرد آنها از نرم افزار طی یکسال گذشته؛
۴-۲جایگزین نمودن ویرایش جدید کتابهای حوزه فنی و مهندسی که به طور منظم منتشر میشوند (البته نگهداری یک نسخه از ویرایش قدیمی آن در کتابخانه ضروری است)؛
۵-۲ کتابها و منابع درسی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست میدهند (مثل کتابهای رشته کامپیوتر)؛
۶-۲ ویرایش های جدید کتابهای مرجع جایگزین نسخه های قدیمی می گردد و البته تنها یک نسخه از ویرایش قدیمی در مجموعه نگهداری شود؛
۳- منابعی که شامل موارد وجین نیستند
۱-۳ کتابهای قدیمی که در موضوعات فرهنگی ، ادبی، سیاسی، کلیات و هنری می باشند؛
۳-۳ منابع نفیس و هنری که دارای تصاویر با کاغذهای اعلاء می باشند؛
۴-۳ کتابهای فارسی که چاپ مجدد نداشته و تنها یک نسخه در کتابخانه موجود است؛
۴-اعضای مجمع وجین
اعضا مجمع وجین در کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد جهت تصمیم گیری برای چگونگی اجرا نمودن وجین کتابها شامل:
رئیس کتابخانه مرکزی
کارشناس مسئول بخش امانت
کارشناس بخش فهرست نویسی
کارشناس بخش سفارشات
۵- مراحل فرایند وجین
۱-۵ قبل از انجام وجین منابع عملیات رف خوانی توسط کتابداران انجام و تمام منابع از لحاظ مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی شود؛
۲-۵ عملیات وجین در زمان مناسب و ترجیحا در هنگام تعطیلات ترم دانشجويان انجام گردد که کتابها امانت داده نشوند و کار با دقت بیشتری انجام شود؛
۳-۵ کتابخانه موظف است که طبق قواعد ذکر شده ، به گزینش و انتخاب منابع وجینی اقدام نماید؛
۴-۵ کتابها به تفکیک موضوع وجین شود و لیست کاملی از آنها تهیه گردد؛
۵-۵ کتابهای وجین شده در نرم افزار کتابخانه تعیین وضعیت شود؛
۶-۵ کتابهای وجین شده به مخزن بسته منتقل گردد تا در صورت درخواست دانشجویان مجددا به چرخه امانت بازگردانده شود؛